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Entenda como a TI invisível acontece nas empresas e qual a sua importância para o mercado.
Shadow IT, ou TI Invisível, refere-se a dispositivos, softwares e serviços que estejam fora do controle do departamento de TI e que não possuem aprovação organizacional explícita.
A Shadow IT acontece quando uma pessoa decide usar um serviço baseado em Nuvem sem o conhecimento da empresa. Por exemplo, com aplicativos de gerenciamento de tarefas, agenda, projetos, entre outros, que ajudam o profissional no dia a dia do trabalho, mas que não foram previamente ou formalmente aprovados. E isso pode gerar problemas, pois abre a companhia para riscos indesejados ou não planejados.
Um dos principais riscos é que os dados usados nessas aplicações baseadas em Nuvem talvez não estejam protegidos apropriadamente ou em conformidade com os padrões da organização ou de seus clientes. Esses dados são difíceis de rastrear, o que torna a Shadow IT perigosa para qualquer empresa.
Alguns acreditam que a Shadow IT - que está mais para um comportamento e não para uma tecnologia específica - possa oferecer maneiras inovadoras de resolver necessidades diárias do negócio. O uso de alguns serviços ou soluções realmente adicionam produtividade na vida dos profissionais. Mas essa utilização deve ser feita com cautela. Implementar uma solução de Nuvem Híbrida, por exemplo, é uma das formas de promover a liberdade de inovação da equipe, minimizando também os riscos. Ainda assim, alguns especialistas acreditam que, mesmo com a Nuvem Híbrida, o risco de vazamento de dados é muito grande.
Dentro da empresa
A prática da TI Invisível é, na verdade, bastante comum dentro dos departamentos de Tecnologia da Informação. Normalmente, os profissionais que criam soluções diferentes e inovadoras costumam fugir dos requisitos e regras de segurança, o que representa, a priori, um risco bem alto para a empresa. No entanto, são eles que encontram formas de resolver problemas tanto da empresa quanto dos clientes. Apesar desta prática parecer um pouco “fora da lei” (e que de fato é), esses profissionais se tornam heróis tecnológicos para os usuários. Ainda que sejam “contraventores”, eles agem a favor da empresa, criando soluções com maior velocidade, efetividade e com um atendimento de alta qualidade.
A Shadow IT não está somente dentro do departamento de TI
Com a disseminação das tecnologias nos diversos setores das empresas (Computação em Nuvem, dispositivos móveis e redes sociais) o usuário possui cada vez mais poder para executar processos de Shadow IT. Existem tutoriais, cursos online, videoaulas e uma série de outros materiais que guiam os profissionais em processos relacionados às tecnologias que utilizam em suas rotinas. Muitos desses usuários seguem esses guias sem autorização do departamento de TI, seja por interesse próprio, seja para não incomodar os profissionais da área de tecnologia. Enfim, as razões são muitas.
Isso mostra um novo cenário: o desenvolvimento de TI atualmente está em toda a organização, e não apenas no departamento de TI formal. Com isso, é importante estabelecer responsabilidades de uma forma abrangente e horizontal para destacar o papel relevante do usuário, seja na especificação e requisito, ou colaborando na construção e implementação da solução final.
O efeito é claro: a TI terá um papel de embaixador tecnológico, fornecendo apoio e suporte para os usuários da empresa nas pequenas rupturas e inovações diárias. O funcionário do departamento de TI se comportará mais como um parceiro de implementação, que fornece o conhecimento técnico que as outras equipes não possuem, permitindo, de certa forma, que os usuários se tornem “desenvolvedores” que participam ativamente da construção e implantação de inovações dentro da empresa.
Segundo um relatório recente da Stratecast, os funcionários estão usando uma grande variedade de aplicativos no ambiente de trabalho: apps de anotações como o Evernote ou o Dropbox para armazenar e compartilhar informações. Na verdade, 80% dos colaboradores admitem usar aplicações SaaS no ambiente corporativo, em muitos casos, sem a devida aprovação do departamento de TI.
Em vez de enxergar a TI Invisível como uma ameaça, as empresas devem enxergá-la como uma oportunidade de motivar os funcionários para identificar os aplicativos que desejam usar. Dessa forma, é possível que a TI habilite os apps que estejam em conformidade com as regras da empresa ou que possam ser utilizados mesmo que quebrem algumas regras.
É preciso abraçar a ideia dessa exploração de novas tecnologias, novas ferramentas e novos processos por parte dos usuários leigos. Na medida em que eles vão descobrindo esses aplicativos ou serviços que facilitam o trabalho, que os tornam mais eficientes na venda ou na execução de uma cadeia de abastecimento, todo mundo sai ganhando.
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