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5 dicas para melhorar a colaboração virtual no home office

A tendência do home office, impulsionada em um primeiro momento pela pandemia do coronavírus e a necessidade de isolamento social, veio para ficar. 

Afinal, as empresas notaram os diversos benefícios dessa prática, desde a manutenção e, muitas vezes, aumento da produtividade dos colaboradores, até a maior satisfação da equipe com essa nova forma de trabalhar e a diminuição do turnover.

Segundo uma pesquisa do site de empregos Indeed, 53% dos profissionais acreditam que o trabalho remoto deve permanecer após a pandemia. Para os colaboradores, as principais vantagens com o modelo foram a economia com transporte, alimentação fora de casa e demais gastos, com 60% das respostas, e o maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional, com 55% dos entrevistados.

No entanto, apesar de todo este cenário benéfico, é verdade também que os gestores e líderes encontraram algumas dificuldades no home office, como por exemplo, a colaboração virtual.

Como aprimorar a colaboração virtual no home office

 No trabalho remoto durante a pandemia, um estudo da Aberje identificou a comunicação interna como o principal processo de comunicação afetado. Além disso, 55% dos entrevistados disseram que manter os colaboradores engajados e produtivos era seu maior desafio.

 Esses problemas impactam diretamente a colaboração entre os funcionários e também podem prejudicar o relacionamento com consumidores e potenciais clientes.

 Então, caso essas questões não sejam levadas a sério e os gestores busquem soluções para otimizar a colaboração virtual, as empresas podem sofrer queda na qualidade do serviço e até perdas de clientes.

 Por isso, vamos ver abaixo medidas para superar estas dificuldades na virtualização da empresa para o home office!

 1. Adequação e criação de novos canais de colaboração virtual

 É importante lembrar que o home office exige novas formas de comunicação e colaboração virtual entre a equipe. Logo, se sua empresa, no presencial, usava apenas uma plataforma para troca de mensagens e divulgação de informações para os colaboradores, agora é necessário contar com o time de TI para otimizar o uso dessa plataforma, integrar soluções ou encontrar novas opções no mercado.

 2. Fornecimento de estrutura apropriada

 Além de ter soluções de colaboração virtual mais eficientes, é indispensável que o setor de TI de empresas fique de olho para dar total suporte aos colaboradores na disponibilização de equipamentos e periféricos, como webcams e fones de ouvido. Assim, todos podem desempenhar seu trabalho da melhor forma possível e também aprimorar sua comunicação interna e com clientes.

 3. Desenvolvimento de ações para orientação e engajamento

 Mesmo com o uso de ferramentas de colaboração virtual no home office, podem ocorrer a formação de silos, com as pessoas focadas em fazer suas tarefas em casa e não interagindo com os colegas. Ou ainda é capaz que os funcionários se sintam isolados e desmotivados.

 Por isso, para aumentar a integração e o engajamento, é indispensável desenvolver campanhas internas, ressaltando a importância do time estar envolvido realmente como um time. Outra ação possível é promover eventos internos periódicos.

 4. Monitoramento da equipe

 Para garantir a evolução constante da colaboração virtual e a satisfação dos funcionários, vale a pena investir no monitoramento da eficiência, da produtividade e de como anda o engajamento da equipe. Muitas ferramentas fornecem informações úteis sobre as entregas e a produtividade.

 Mas, além da inteligência de dados, para entender a realidade de cada um, é importante manter um canal aberto para conversas e pedir feedbacks dos colaboradores sobre como eles se sentem e o que pode ser melhorado.

 5. Treinamentos

 Um problema comum que se verifica no home office é a falta de treinamento das equipes para lidar com ferramentas, estruturas e equipamentos. A própria pesquisa da Indeed revelou que apenas 36% tiveram treinamento no acesso a plataformas para otimizar o trabalho em equipe de forma remota.

 Neste sentido, nada melhor do que iniciar esse processo de treinamento com a capacitação do time de TI. Assim, os profissionais de tecnologia estarão prontos para apoiar os demais colegas em todas as necessidades de colaboração virtual, seja em videoconferências, reuniões remotas, comunicação interna, entre outras possibilidades.

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