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10 dicas para melhorar a Comunicação Corporativa

Descubra os elementos essenciais para aprimorar a troca de informações nas empresas.

 

As estratégias adotadas para a comunicação corporativa são de grande importância para que os resultados de processos sejam eficientes. No entanto, é necessário, também, direcionar a troca de informações para a promoção da harmonia entre setores e motivação dos funcionários.

Garantir que todos saibam sobre missão, visão e valores da empresa, abrir espaço para que colaboradores contribuam com as decisões tomadas e oferecer uma troca de dados e conhecimentos clara e objetiva faz com que os resultados do negócio sejam cada vez mais eficientes.

Veja, então, algumas dicas que podem auxiliar no alinhamento da comunicação corporativa:

1. Estabelecer padrões para divulgar as informações

É necessário definir a melhor maneira de informar a comunidade interna. Existem diversas possibilidades, tanto no meio digital quanto de forma impressa, como murais, jornais internos, e-mails, videoconferências, entre outros. O essencial é determinar qual a ferramenta a ser utilizada para cada tipo de dado, sempre pensando na apresentação das informações a todos os colaboradores, independente de seu nível hierárquico.

Determinar o padrão de divulgação ajuda a manter a comunicação organizada, clara e objetiva, tornando o contato entre funcionários e conhecimentos relevantes mais claro e objetivo.

2. Manter a agenda atualizada

Uma comunicação eficiente depende da presença em reuniões, eventos, palestras, treinamentos. Garantir que os trabalhadores necessários estejam presentes depende da divulgação de datas, horários e locais, garantindo que não ocorram duas reuniões importantes no mesmo horário e auxiliando para que todos se organizem.

É a partir de uma agenda atualizada e organizada que se torna possível manter a qualidade e harmonia dos trabalhos, principalmente em atividades que dependem de mais de uma equipe.

3. Possibilitar a interação com os colaboradores

É necessário abrir espaço para que os funcionários opinem sobre os materiais oferecidos pela empresa e sobre a forma como os processos são desenvolvidos, obtendo uma perspectiva de onde estão as falhas e de como otimizar os trabalhos.

A manifestação sobre como melhoraram ou podem melhorar suas rotinas, acaba servindo como exemplo e motivação para que outros funcionários adotem novas posturas e façam sugestões em cima da experiência dos colegas, otimizando cada vez mais os processos.

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4. Melhorar o ambiente interno e externo à empresa

Posturas mais sustentáveis, melhor aproveitamento dos materiais, redução do desperdício de água e energia e o oferecimento de ambiente mentalmente saudável e fisicamente já são uma realidade na maioria das empresas.

No entanto, mais do que promover essas mudanças e reforçá-las na imagem, visão e missão da organização, é essencial que elas sejam motivadas e alcançadas também na vida pessoal dos colaboradores, oferecendo a eles mais qualidade de vida, o que se reflete em um melhor desempenho de suas atividades no negócio.

5. Oferecer guias e manuais

Principalmente quando mudanças nas rotinas estão prestes a ocorrer, é importante que seja oferecida ao funcionário uma forma de se orientar, de compreender os impactos operacionais e as alterações nas rotinas.

Guias e manuais além de permitir que essas transições sejam menos sentidas pelos indivíduos, garantem que colaboradores recém contratados compreendam mais rapidamente a maneira como as atividades são realizadas.

6. Divulgar amenidades de forma adicional

Premiações e comemorações especiais devem ter um espaço de divulgação na comunicação da empresa.

Mais do que enviar um e-mail informativo ao departamento interessado, é necessário um destaque na comunicação geral, de forma que o reconhecimento do progresso e da participação de todos nele seja reconhecido, estimulando os funcionários.

7. Eliminar os mitos e especulações

A falta de informações claras gera boatos, que acabam se espalhando com rapidez e facilidade.

Esclarecer informações tirar dúvidas, além de promover maior compreensão aos colaboradores sobre os assuntos que fazem parte da realidade da empresa, reduz o número de especulações e mitos criados, tornando os processos mais claros e reduzindo as resistências dos funcionários sobre mudanças e atividades.

8. Valorizar a cultura organizacional

Missão, visão e valores da empresa são elementos que devem ser constantemente reforçados entre os funcionários, devendo ser disponibilizados recursos que facilitem sua disseminação.

Muitas ferramentas virtuais estruturam murais, disparos de e-mails e newsletter, além de plataformas que permitem o compartilhamento de vídeos ou fotos. É por meio delas que a empresa pode ressaltar regras, projetos e benefícios, garantindo que todos na organização internalizem as recomendações e assumam uma postura adequada.

9. Valorizar os funcionários

Não é eficiente reduzir a comunicação e a troca de informações entre gestores e colaboradores, ao contrário, é necessário oferecer ferramentas que garantam a oportunidade de produzir e compartilhar informações. Muitas ideias de qualidade podem surgir de indivíduos que têm contato direto com os processos.

Ouvir e compartilhar sugestões e analisar a viabilidade antes de descartar pode se tornar um grande diferencial para uma empresa.

10. Estimular encontros informais

A informalidade, muitas vezes, é uma importante aliada para eliminar tensões e estresses, podendo ser incorporada ao cotidiano da empresa. Encontros mais informais são uma boa alternativa para informar sobre temas relacionados às novidades e novas políticas da organização, além de ser uma forma mais eficiente de debater temas relacionados com a saúde dos colaboradores.

Desta maneira, vemos que uma comunicação corporativa eficiente depende de proximidade, clareza na transmissão de informações e identificação dos funcionários com a postura da empresa.

Uma das formas que tem se destacado para alcançar esses elementos é o uso de ferramentas de comunicação mais diretas, como as de videoconferência, que permitem a organização de reuniões, chamadas de áudio e vídeo e a organização de bibliotecas de arquivos para treinamento, oferecendo suporte às 10 dicas apresentadas.

 

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