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Sistema de telefonia virtual: o que é e como funciona?

Esqueça os sistemas telefônicos tradicionais e descubra como o sistema de telefonia virtual pode transformar qualquer negócio! 

Em vista do trabalho remoto e da implementação da jornada híbrida nas empresas, surgiu um possível problema: aderir a um sistema de telefonia que fosse compatível com os novos cenários corporativos.  

Por esse motivo, os sistemas telefônicos convencionais transformaram-se em uma solução incompatível, já que os colaboradores não estão mais trabalhando regularmente nos escritórios, desde o início da pandemia do coronavírus. 

A partir daí, houve uma busca incansável para encontrar uma alternativa que fosse viável e atendesse a demanda de trabalho das empresas, chegando ao recurso de sistema de telefone virtual 

O seu cliente talvez ainda não tenha pensado nessa estratégia, mas agora é possível executar os negócios a partir de um sistema telefônico baseado em Nuvem.  

Esse telefone fixo virtual surgiu para trazer mais mobilidade à telefonia, facilitando os processos e o atendimento ao cliente. Então, afinal de contas, chegamos ao seguinte questionamento: sistema de telefonia virtual o que é e como funciona?  

Para você entender todos os detalhes sobre essa inovação, separamos as informações completas a seguir:  

O que é o sistema de telefonia virtual? 

Alguma vez o seu cliente imaginou que pudesse utilizar o ramal da empresa por meio de um navegador na web? Esse processo, que antes parecia distante demais, finalmente chegou.  

O sistema de telefonia virtual trata-se de uma tecnologia que chegou para revolucionar e facilitar os processos corporativos, avançando cada vez mais para os adventos da Era Digital. Ele pode ser definido como uma plataforma de comunicação, a qual demanda o uso de conexão com à internet.  

Ou seja, agora a telefonia não é mais fixa, isso significa que os colaboradores podem lidar com chamadas de negócios de qualquer lugar e não mais, necessariamente, precisando estar no escritório, usando as linhas telefônicas convencionais. Tudo isso acontece por meio de um hardware que permite efetuar e receber chamadas de voz. 

As empresas que estão migrando para esse sistema telefônico visam aproveitar e usufruir de todos os recursos avançados que ele tem a oferecer, auxiliando no aumento de produtividade e melhorando as cargas de trabalho ao longo do dia. 

Telefonia fixa X telefonia virtual 

Existem vários aspectos que diferenciam a telefonia fixa da virtual! O principal deles é a falta de mobilidade por meio da linha fixa, pois os colaboradores só podem efetuar e receber ligações trabalhando presencialmente nos escritórios, onde há os equipamentos e fios instalados pela companhia telefonia. 

É um cenário totalmente diferente para a telefone virtual ou telefonia VoIP (Voice Over Internet Protocol), que permite que as chamadas sejam realizadas de qualquer lugar, exigindo apenas que o colaborador tenha acesso à internet. Quanto mais rápida e potente for a rede Wi-Fi, melhor será a qualidade e os atendimentos exercidos. 

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Como funciona o telefone virtual? 

Além de carregar vantagens valiosas para as empresas, esse novo método também se destaca no quesito funcionamento! Basicamente, esse sistema de telefonia virtual em Nuvem acompanha toda uma infraestrutura de comunicação escalável, permitindo que os usuários tenham acesso ao ramal corporativo por meio de uma plataforma na web. 

Dessa maneira, mesmo que um funcionário esteja trabalhando remotamente, poderá atender e efetuar chamadas quando quiser, sem quaisquer interferências e restrições. 

A empresa contrata o serviço e o sistema adequado as necessidades do negócio e, assim, a telefonia virtual consegue converter qualquer número em chamadas telefônicas com som analógico, entregando qualidade superior. 

Além das ligações em larga escala, muitas das provedoras de telefonia virtual em VoIP, ainda implementam mais recursos avançados, como a disponibilidade de enviar e receber mensagens de texto (SMS), correio de voz e assim por diante.  

Ao adotar essa metodologia, a empresa também poderá aproveitar a opção de integrar o telefone virtual a um celular, por meio de um aplicativo, que ficará responsável por mediar o funcionamento desse ramal digital.  

A internet como aliada ao novo sistema de telefonia das empresas 

Antigamente, com processos mais convencionais, a telefonia e a internet eram vistas como inovações completamente distintas. Mas, agora, a internet é a grande aliada para que as empresas consigam atender seus clientes de qualquer lugar do país, seja no escritório, no trabalho remoto, durante uma viagem de negócios e assim por diante. Há uma ampla lista de possibilidades que não limitam os colaboradores, quando adotado a metodologia de telefonia virtual. 

Para que essa implementação seja satisfatória e eficiente, como explicamos nos tópicos acima, o funcionário só precisará ter uma rede de Wi-Fi adequada para conseguir efetuar e receber chamadas, por meio do ramal da empresa.  

Benefícios de adotar o método de telefonia virtual nos negócios 

O telefone virtual mostra-se cada vez mais necessário, em vista de suas vantagens, acopladas às necessidades das empresas, principalmente daquelas que estão adotando o modelo de trabalho híbrido ou somente remoto. A seguir, separamos alguns dos principais benefícios que cercam essa tecnologia revolucionária. Leia mais detalhes abaixo: 

• Autonomia para atender os clientes de qualquer lugar

Diferentemente de uma telefonia convencional, que exige o uso de linhas fixas, o telefone virtual oferece grande praticidade no dia a dia dos colaboradores e em toda a gestão da empresa, saindo do ambiente padronizado. Com ele só é necessário estar conectado a um navegador na web. Dessa maneira fica muito mais fácil e ágil estar conectado ao ramal e atender as ligações de qualquer lugar. 

• Gravações das chamadas

Por lidar diretamente com o público, muitas provedoras de telefonia virtual disponibilizam a função de gravação das chamadas. Ou seja, o sistema acompanha um histórico, onde as chamadas ficam arquivadas, e, por meio dele, os gestores poderão acompanhar o andamento dos atendimentos, conferir se há necessidade de estabelecer um novo treinamento aos seus colaboradores, monitorar o desempenho da equipe, consultar detalhes e muito mais.  

A gravação das ligações corporativas também pode ser pertinente para os funcionários revisarem os pedidos e informações solicitadas pelos clientes, a fim de não errar nos processos de negociação, contratação e outros. É possível recorrer a elas sempre que necessitar, sem nenhum tipo de dificuldade. 

Além de ser uma alternativa bastante prática para as empresas, também chega a ser útil aos clientes e demais usuários, que solicitam a gravação da chamada para resguardá-la, caso precise das informações futuramente.

É a chance ideal da corporação mostrar toda a transparência, clareza e embasamento que carrega. 

• Configuração facilitada

Uma das grandes vantagens de optar por implementar o telefone virtual nas empresas é devido a sua fácil configuração e uso. Diferentemente dos sistemas telefônicos tradicionais, os quais exigem o agendamento de visitas para que os técnicos instalem todos os fios, com o virtual só é preciso contratar esta solução e começar a utilizá-la imediatamente. 

• Custos mais baixos

O sistema de telefonia virtual também pode estar diretamente ligado a custos mais baixos, já que existe a opção de contratar apenas as soluções, recursos e linhas que realmente funcionam para as empresas, de acordo com as suas necessidades. 

• Uso de dispositivos variados

Saindo dos telefones fixos, com a telefonia virtual é possível atender os clientes e se comunicar por meio do ramal corporativo e de opções mais flexíveis de dispositivos, como computadores, tablets, celulares e muito mais. É uma ótima alternativa para combinar o hardware adequado para cada colaborador. 

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