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Software de gerenciamento de projetos em TI: o que considerar antes de investir?

Esses softwares ajudam as empresas a atingir suas metas e objetivos corporativos.

 

Não há dúvida de que a dinâmica de administrar um negócio mudou. Se você está gerenciando uma pequena startup, liderando uma empresa em desenvolvimento ou gerenciando uma empresa bem estabelecida, tornou-se fundamental ter um software de gerenciamento de projetos no sistema.

O efeito de ter uma plataforma de gerenciamento de projetos em segundo plano é enorme. Por um lado, ele automatiza uma série de processos e operações básicas, o que aumenta a produtividade e reduz os riscos de erros humanos. Além disso, plataformas de gerenciamento de projetos ajudam a garantir a qualidade do trabalho.

Outra vantagem é ter o controle total de custos e orçamento. Acima de tudo, os softwares de gerenciamento de projetos ajudam as empresas a atingir suas metas e objetivos corporativos.

Então, o que você precisa procurar em um software de gerenciamento de projetos? Existem muitas opções por aí, mas nem todas são iguais. Para investir com mais certeza, a chave é procurar algo que atenda aos requisitos do seu negócio.

Estar ciente dos diferentes fatores importantes a serem considerados é crucial para ajudá-lo a fazer uma distinção entre as melhores ferramentas e aquelas que simplesmente não são adequadas.

Nem todos os sistemas são criados iguais, mas pelo menos eles devem oferecer aos usuários os seguintes recursos-chave de software de gerenciamento de projetos:

1. Colaboração

Não há dúvida de que donos de empresas, empreendedores e gerentes de projetos precisam estar em contato com sua equipe todos os dias. As pessoas precisam trabalhar juntas para se tornarem mais produtivas e, no processo, apresentar melhores planos, estratégias, decisões, etc.

Com o ambiente de trabalho contemporâneo, temos hoje a possibilidade do home office. Assim, é essencial que um software de gerenciamento de projetos tenha recursos de colaboração. Esses recursos incluem compartilhamento de arquivos, comunicação, anotações, reuniões online e muito mais. Se você deseja um software de gerenciamento de projetos que funcione para você e sua equipe, certifique-se de poder colaborar com ele.

A colaboração tornará muito mais fácil para cada membro da equipe contribuir em todas as etapas do projeto.

2. Gestão de recursos

Provavelmente, a área mais difícil de gerenciar um projeto é o de gestão de recursos. Recurso é um termo muito amplo que envolve itens como dinheiro, mão de obra, equipamentos e tempo, entre outros. Para ser um gerente de projetos eficaz ou um proprietário de empresa, você precisa ser muito sábio com os gastos e a alocação do dinheiro.

Com uma plataforma de gerenciamento de projetos muito boa, você deve ser capaz de gerenciar bem seus recursos, desde identificar, organizar e rastreá-los até sua implementação. Ao procurar um software de gerenciamento de projetos, é imprescindível que você examine de perto suas ferramentas de gerenciamento de recursos, que incluem ferramentas de agendamento, inventário, controle de tempo e relatórios de presença, entre outros.

3. Customização

Você não precisa alterar como a organização funciona apenas para acomodar um novo sistema. O melhor software de gerenciamento de projetos deve ser facilmente configurado para atender às necessidades da sua organização.

É importante prestar atenção ao nível de personalização que o software oferece. A flexibilidade é um aspecto importante a considerar, uma vez que os padrões e demandas de trabalho dos negócios devem mudar ao longo do tempo.

4. Escalabilidade

A demanda pelo software aumenta à medida que a empresa cresce. É importante não permitir que recursos limitados interrompam o desenvolvimento dela. Verifique se o software que você está considerando pode ser integrado com módulos adicionais ou possua espaço de armazenamento. Escolha um que possa suportar as crescentes necessidades do seu negócio.

5. Facilidade de uso

Muitas vezes, algumas ferramentas são bastante complicadas de usar e exigem vários dias de treinamento. Encontre um produto simples de usar e adequado para o seu negócio. Usar ferramentas que oferecem testes gratuitos para ver seus recursos antes de comprá-lo é uma boa saída.

A experiência do usuário é muito importante. Um excelente sistema vai além de ter uma interface agradável. Ele demonstrará a facilidade de uso para todos os usuários, pois aumenta a produtividade do trabalho em vez de atrasá-lo.

6. Relatórios em Tempo Real

Com soluções de relatórios de negócios em tempo real, é possível extrair dados de diferentes áreas do software de gerenciamento de projetos para poder usá-los para produzir relatórios sobre o status atual do projeto.

7. Segurança

A funcionalidade é ótima, mas se os dados não estão seguros, a integridade de qualquer projeto também não é segura. Portanto, considere as opções de segurança oferecidas pelo seu provedor de software preferido.

Quando eles estiverem hospedando o software online, verifique se eles têm a criptografia correta. Uma plataforma de hospedagem dedicada separada deve ser usada por seu provedor para garantir que seus dados estejam protegidos contra pessoas não autorizadas.

8. Ajuda e suporte

Os softwares de negócios sempre terão seus problemas e, quando se desintegrarem ou prejudicarem a produtividade, será preciso entrar em contato para obter suporte. Seja nas perguntas frequentes, no e-mail, no bate-papo, no telefone e na base de conhecimento, é preciso obter todas as respostas no menor período de tempo possível, a partir das fontes mais confiáveis.

Fazer a mudança para um software de gerenciamento de projetos aprimorado e fácil de usar é o primeiro passo para garantir que todos os projetos estejam funcionando de maneira eficiente Com muitos produtos para escolher, é crucial para o sucesso dos negócios fazer a escolha certa.


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